Daily Trains cash book (DTC) (Eng /Hindi)

Daily Trains Cash-Cum-Summary Book (DTC) - Daily Trains Cash-Cum-Summary Book is a complete record of coaching earnings. This book is maintained shift-wise at stations where booking is done round the clock. Where booking is not done round the clock, this book is maintained train-wise. Entries in the book are done on completion of shift or after departure of train.

This book is maintained in 4 parts –

Part I - Passenger earnings (Local)

Part II - Passenger earnings (Foreign)

Part III– Other coaching earnings.

Part IV – Cash vouchers.

Part I - Passenger earnings (Local) – Accountal of printed card tickets and blank paper tickets sold for local destinations is done in this part separately.

Part II - Passenger earnings (Foreign) - Accountal of printed card tickets and blank paper tickets sold for foreign destinations is done in this part separately.

Part III – Other coaching earnings – Accountal of earnings other than printed card tickets and blank paper tickets is done in this part, eg – wharfage and demurrage charges, earnings from cloak room, livestock, luggage etc. Entry for other coaching earnings is done on the basis of cash book maintained separately for individual services.

Part IV – Cash vouchers – Accountal of vouchers received in lieu of cash during authorised transactions is done in this part. Entry of vouchers accepted during withdrawal from station earnings is also done in this part.

Daily Trains Cash-Cum-Summary Book is maintained in Form no. COM / C / 4 AND 5 revised with following columns –

1. Station Code

2. Name of destination station.

3. Fare.

4. Opening number of tickets.

5. Closing number of tickets.

6. Number of tickets issued (Gross)

7. Number of Non-Issued tickets

8. Number of tickets issued (Net)

9. Amount

This book is totalled on daily, periodical and monthly basis, the procedure for the same is as under -

1. Daily – Totals of part I, II, III & IV are done on daily basis. After this totals of part I, II & III are added. Total of part IV is deducted from above total arrived. The resultant amount will indicate responsibility of the Station Master, which will be compared with the Cash available at station. If found correct the amount will be sent to Chief Cashier as per laid down procedure. If the cash is short, the same should be made good by the responsible employee immediately. If found excess, the same will be accounted for as “excess in booking”. To arrive at the days total, amount of all shifts / trains are added.

2. Periodical – Periodical total of DTC is taken, i.e, total for 1st to 10th, 11th to 20th and 21st to last date of the month. Advance statement of coaching earnings is prepared on the basis of these periodical totals and submitted to Accounts Office as per periodicity.

3. Monthly - At the end of the month all parts of DTC are totalled separately and on the basis of these totals, monthly statements and returns are prepared. Entry of amount shown in these statements and returns is done in Balance-Sheet. These statements and returns are sent to Accounts Office along with Balance-Sheet.

There is no need to write first three columns, i.e., station code, name of destination station and fare manually. Instead a list provided by Traffic Accounts Office is pasted. This list is known as Roeneoed List.

दैनिक गाड़ी वार रोकड एवं सारांश पुस्तक (DTC) 

दैनिक गाड़ी वार रोकड एवं सारांश पुस्तक यह कोचिंग आय का संपूर्ण रिकॉर्ड होता है। जिन स्टेशनों पर लगातार 24 घंटे बुकिंग की जाती है वहाँ इस पुस्तक को शिफ्ट के अनुसार बनाया जाता है। जहाँ लगातार बुकिंग नहीं होती उन स्टेशनों पर गाड़ीवार इसे बनाया जाता है। पुस्तक में की जाने वाली प्रविष्टियाँ शिफ्ट समाप्त होने पर या गाड़ी के प्रस्थान के बाद की जाती है।

यह पुस्तक 4 भागों में तैयार की जाती है-

भाग।

यात्री यातायात से आय (स्थानीय)

भाग ।।

यात्री यातायात से आय (इतर)

भाग ।।।

अन्य कोचिंग आय

भाग IV

रोकड़ वाउचर्स

भाग। - यात्री यातायात से आय (स्थानीय) स्थानीय गंतव्य स्टेशनों के लिए बेचे गए छपे कार्ड टिकट तथा कोरा कागज टिकटों का लेखा इस भाग में अलग-अलग किया जाता है।

भाग ।। - यात्री यातायात से आय (इतर) इत्तर गंतव्य स्टेशनों के लिए बेचे गए छपे कार्ड टिकट तथा कोरा कागज टिकटों का लेखा इस भाग में अलग-अलग किया जाता है।

भाग III - अन्य कोचिंग आय इस भाग में कार्ड टिकट तथा कोरा कागज टिकटों के अतिरिक्त अन्य सभी प्राप्तियों का लेखा किया जाता है, जैसे स्थान तथा विलंब शुल्क, अमानती सामान घर, पशुधन की बुकिंग, यात्री सामान इत्यादि। विविध आय की प्राप्ति की प्रविष्टि प्रत्येक सेवा के लिए अलग अलग से रखी गई रोकड़ पुस्तक के आधार पर की जाती है।

भाग IV - रोकड़ वाउचर्स इस भाग में रोकड़ वाउचरों का लेखा किया जाता है जिन्हे अधिकृत लेन देन के दौरान रोकड के बदले स्वीकार किया जाता है। स्टेशन कमाई से वापसी के दौरान प्राप्त वाउचर की भी प्रविष्टि इसी भाग में की जाती है।

दैनिक गाड़ी बार रोकड एवं सारांश पुस्तक का फार्म क्रमांक COM/C/4 तथा 5 संशोधित है, जिसमें निम्न कॉलम होते हैं -

1. स्टेशन कोड

2. गंतव्य स्टेशन का नाम

3. किराया

4. टिकटों की प्रारंभिक संख्या

5. टिकटों की अन्तिम संख्या

6. जारी किये गए टिकटों की सकल संख्या
7. नहीं जारी किये गए टिकटों की संख्या
8. जारी किये गए टिकटों की कुल संख्या

9. राशिइस पुस्तक का योग दैनिक, समयावधिक तथा मासिक तौर पर किया जाता है। इसकी विधि निम्न प्रकार से है -

1. दैनिक - दैनिक पुस्तक के भाग क्रमांक I,II,III तथा IV का दैनिक योग किया जाता है। इसके बाद भाग ।,।। और III का कुल योग लिया जाता है। प्राप्त राशि से भाग IV का योग घटाया जाता है। प्राप्त राशि स्टेशन मास्टर की जिम्मेदारी दर्शाती हैं। स्टेशन पर जमा राशि का इस अंतिम योग से मिलान किया जाएगा तथा राशि सही पाए जाने पर उसे विधिवत मुख्य खजांची को भेजा जाएगा। यदि राशि कम पाई जाती है तो इसे जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा तत्काल पूर्ति करना आवश्यक है। यदि अतिरिक्त राशि पाई जाती है तो इसे "बुकिंग में अतिरिक्त" नाम से पुस्तक में लिखा जाएगा। किसी एक दिन का योग प्राप्त करने के लिए तीनों पारियों / सभी गाडियों का योग किया जाता है।

2. समयावधिक - DTC की समयावधिक अर्थात माह की 01 तारीख से 10 तारीख तक, 11 तारीख से 20 तारीख तक, तथा 21 तारीख से माह के अंत तक का योग किया जाता है। इस योग के आधार पर कोचिंग आय का अग्रिम विवरण तैयार किया जाता है तथा लेखा कार्यालय को समयावधी के अनुसार भेजा जाता है।

3. मासिक - माह के अंत में पुस्तक के सभी भागों का अलग अलग योग किया जाता है तथा इस योग के आधार पर विवरण तथा विवरणियाँ तैयार की जाती है। इनमे दर्शायी गई राशि के लिए प्रविष्टि तुलन पत्र में की जाती है। विवरण तथा विवरणियों को तुलन पत्र के साथ लेखा कार्यालय भेजा जाता है।

इस पुस्तक के प्रथम तीन खाने अर्थात स्टेशन कोड, गंतव्य स्टेशन का नाम और किराये को हाथ से लिखने की आवश्यकता नहीं होती है। इसके बदले लेखा कार्यालय व्दारा भेजी गई एक सूची इन खानों पर चिपकाई जाती है। इस सूची को रोनीओड सूची (Roeneoed List) नाम से जाना जाता है।