Ticket Indents (टिकट माँग पत्र), preparation and types (English / Hindi)

Ticket indent – Document through which printed card tickets are demanded is known as ticket indent. Printed tickets are demanded from printing press through Traffic Accounts Office.

Ticket Estimate Register – Stations are required to place indent for all those stations for which tickets are sold. However stations are not required to place indent for destination stations where –

1. Destination station is up to 250 Kms. and annual sale of tickets is up to 400.

2. Destination station is beyond 250 Kms. and the annual sale of tickets is up to 200.

Quantities for which indents are to be placed are based on an average monthly sale effected during preceding year (12 months}. For this purpose it is necessary to record monthly sale during last 12 months. Register maintained for the purpose is known as ‘estimate register’.

This register is normally maintained for a period of three years, i.e indents for 3 years are prepared on the basis of this register. This register is subject to check by Commercial Inspector and verification by Travelling Inspector of Accounts (TIA) who will sign the same in token of verification. Estimate will be prepared in three copies which are utilized as under.

1. Record

2. Traffic Accounts Office

3. Printing press

Types of Ticket Indents - 

There are four types of ticket indents–

1. Ordinary Ticket Indent

2. Emergent Ticket Indent

3. Telegraphic Ticket Indent

4. Recalled Indent

Ordinary Ticket Indent – This is prepared in form no. T/Com./14 (Revised) in five copies by carbon process. This indent prepared on the basis of estimate register will be sent to traffic accounts office on nominated dates. The five copies prepared are utilized as under –

a. Record

b. Printing Press

c. Accounts Office

d. Receipt Note

e. Delivery Note

The record copy is retained by the station and remaining four copies are sent to Traffic Accounts Office. Traffic accounts office will check these copies to ensure that quantity, station to, station code, fare etc. are correct. Accounts Office is allowed a period of seven days for checking. Post check all copies are sent to printing press. After completion of printing press will retain its copy and accounts copy will be sent to Accounts Office. Receipt note and Delivery note copies will be returned to station along with printed ticket bundles.

Station master will check the tickets received and send the duly acknowledged Receipt note to Accounts office, who in turn will return the same to printing press after necessary action. Delivery note copy will be retained by the station & pasted with the station record copy.

Emergent indent - When it becomes apparent that stock for any station is likely to last for a period of two months only, the indent prepared to arrange immediate supply of tickets is called emergent ticket indent.

This type of ticket indent is also prepared in five copies. The word ‘emergent ticket indent’ is clearly written on the indent.

The same is verified immediately by Accounts Office and sent to printing press. Press will also arrange immediate supply of tickets.

Telegraphic Indent Register - When the stock of tickets available for a particular destination is sufficient to cater the requirement of only one month, i.e. tickets have not been supplied in spite of submission of Emergent Indent; intimation is given to Accounts Office, printing press, and Divisional Commercial Office through telegram, which is known as Telegraphic Ticket Indent.

Printing press will complete the work on the basis of telegram and formal copy of indent will be sent in due course.

Recalled indent – Soiled tickets available with the stations (tickets defaced due to termites, water etc.) should mandatorily be returned to Printing Press. The details of soiled tickets should be entered in a prescribed format duly quoting the reasons for return. This indent is known as Recalled indent.

In case the value of tickets to be returned is more than a specified amount, DCM nominates a commercial officer. He will supervise the work and ensure correct return of tickets to printing press. Clear acknowledgement should be obtained and pasted along with record. Entry to that effect should be made in ticket stock register.

Presently disposal of soiled tickets is done at stations itself in presence of Accounts, Commercial and RPF representatives.

Classification of stations For Ticket Indents 

The class of stations, basis and periodicity of placing ticket indents is as under –

The quantity to be indented class wise will be as follows –

A. Class “A” – Average monthly sale X 4 months + Average monthly sale X 5 months reserve stock – stock on hand.

B. Class “B” – Average monthly sale X 6 months + Average monthly sale X 4 months reserve stock – stock on hand.

C. Class “C” – Average monthly sale X 12 months + Average monthly sale X 4 months reserve stock – stock on hand.

Rounding off indent - Where the quantity to be indented is less than 1000, the same will be rounded off to 1000, i.e. minimum tickets that can be indented is 1000. However if the requirement of tickets is more than 1000, the same will be rounded off to next 250, eg – if requirement is of 1670 tickets, it will be rounded off to 1750.

Indent for blank computer generated tickets – Reserved as well as unreserved tickets are being issued through computer at a majority of stations. Their accountal is also done through computer. These tickets bear 8 digit pre-printed serial nos. Blank computer generated tickets fall under stock item category. Demand for the same is placed based on estimate prepared on the basis of actual sale. It should be checked by a Commercial Inspector and verified by Travelling Inspector of Accounts (TIA). These tickets are received in rolls. Indent for these tickets is prepared by Divisional Commercial Stores in 4 copies as under -

1. Assistant Materials Manager, Printing Press / Byculla.

2. FA&CAO (Traffic)

3. CCM (PS)

4. Record.

Assistant Materials Manager will arrange supply of these tickets to Divisional Commercial Stores as per demand, which are further supplied to stations as per requirement.

टिकट माँग पत्र - दस्तावेज जिसके माध्यम से छपे कार्ड टिकटों की माँग की जाती है, टिकट माँग पत्र कहलाता है। छपे कार्ड टिकटों की माँग प्रिंटिंग प्रेस को यातायात लेखा कार्यालय के माध्यम से की जाती है

टिकट अनुमान पंजी - स्टेशन व्दारा ऐसे सभी स्टेशन के टिकटों की माँग की जानी चाहिए जिनके लिए टिकट विक्रय होता है। ऐसे गंतव्य स्टेशनों के लिए टिकटों की माँग नहीं की जानी चाहिए जहाँ

1. गंतव्य स्टेशन की दूरी 250 किमी तक है और वार्षिक विक्रय 400 टिकटों से कम है।

2. गंतव्य स्टेशन की दूरी 250 किमी से अधिक है और वार्षिक विक्रय 200 टिकटों से कम है।

माँग की जाने वाली टिकटों की संख्या पिछले वर्ष (12 माह) के मासिक औसत विक्रय पर आधारित होती है। इस कार्य हेतू यह आवश्यक होता है कि विक्रय की गई टिकटों का मासिक हिसाब रखा जाए। यह प्रविष्टि एक पुस्तक में की जाती है जिसे अनुमान पंजी कहते हैं।

इस पुस्तक पंजी का अनुरक्षण सामान्यत: तीन वर्षों तक के लिये किया जाता है, अर्थात इस पंजी के आधार पर तीन वर्षों के लिए माँग पत्र तैयार किये जाते हैं। इस पंजी की जाँच वाणिज्य निरिक्षक (CI) व्दारा की जाती है तथा सत्यापन चल लेखा निरिक्षक (TIA) व्दारा किया जाता है। इस सत्यापन के प्रतीक के रूप में चल लेखा परिक्षक व्दारा इस पर हस्ताक्षर किये जाते हैं। प्राक्कलन तीन प्रतियों में तैयार किया जाता हैं, इनका उपयोग निम्नानुसार किया जाता है -

1. रिकार्ड

2. यातायात लेखा कार्यालय

3. प्रिंटिंग प्रेस

टिकट माँगपत्र के प्रकार यह चार प्रकार के होते हैं-

1. सामान्य माँग पत्र

2. आकस्मिक माँग पत्र

3. तार माँग पत्र

4. पुन: वापसी माँग पत्र

सामान्य माँग पत्र - इसे प्रारूप T/COM/14 (संशोधित) में तैयार किया जाता है। इसे कार्बन प्रक्रिया से पाँच प्रतियों में तैयार किया जाता है। अनुमान पंजी के आधार पर तैयार किए गए इस माँग पत्र को निश्चित तिथि पर यातायात लेखा कार्यालय को भेजा जाता है। पाँच प्रतियों का उपयोग निम्न प्रकार से किया जाता है -

a. रिकार्ड;

b. प्रिटिंग प्रेस;

c. लेखा कार्यालय;

d. प्राप्ति रसीद; तथा

e. डिलीवरी नोट

रिकार्ड प्रति को स्टेशन पर अनुरक्षित किया जाता है तथा अन्य चार प्रतियों को लेखा कार्यालय भेजा जाता है। यातायात लेखा कार्यालय द्वारा इनकी जाँच की जाती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके की दर्शायी गयी मात्रा, स्टेशन को, स्टेशन कोड, किराया, दूरी इत्यादी सही है। लेखा कार्यालय को जाँच के लिए 7 दिन का समय दिया जाता है। सभी प्रातियों को जा Äच के पश्चात प्रिंटिंग प्रेस को भेजा जाता है। छपाई के पश्चात अपनी प्रति प्रेस द्वारा रखी जाती है तथा लेखा प्रति को वापस किया जाता है। डिलीवरी नोट तथा प्राप्ति रसीद प्रति को छपे टिकट के बंडल के साथ स्टेशन को भेजा जाता है।

स्टेशन मास्टर व्दारा टिकटो की जाच करने के पश्चात रसीद प्रति को लेखा कार्यालय भेजा जाता है, जो इसे आवश्यक कार्यवाही के पश्चात प्रिंटिंग प्रेस को भेजता है। डिलीवरी नोट को स्टेशन प्रति के साथ स्टेशन पर रिकार्ड के रूप में रखा जाता है।

आकस्मिक माँग पत्र - जब यह ज्ञात होता है कि किसी गंतव्य स्टेशन के लिए उपलब्ध टिकट का भंडार केवल दो माह की आवश्यकता के लिए पर्याप्त है, तो टिकटों की तुरंत आपूर्ति के लिए तैयार किये जाने वाले माँग पत्र को आकस्मिक माँग पत्र कहा जाता है।

इस प्रकार के माँग पत्र को भी पाँच प्रतियों में तैयार किया जाता है। इस पर स्पष्ट रूप से आकस्मिक माँग पत्र इन शब्दों को लिखा जाता है।

लेखा कार्यालय व्दारा इसकी तुरंत जाँच की जाती है तथा प्रेस को भेजा जाता है। प्रेस व्दारा भी टिकटों की आपूर्ति तत्काल की जाती है।

तार माँग पत्र - जब यह ज्ञात होता है कि किसी गंव्य स्टेशन के लिए उपलब्ध टिकट का भंडार केवल 1 महीने की आवश्यकता के लिए पर्याप्त है, अर्थात आकस्मिक माँग पत्र भेजने के पश्चात भी टिकटों की आपूर्ति नहीं की गई है, तब तार द्वारा इसके लिए लेखा कार्यालय, मंडल वाणिज्य कार्यालय तथा प्रिंटिंग प्रेस को सूचना दी जाती है। इस तार को तार माँग पत्र कहते है।

प्रेस व्दारा तार के आधार पर कार्य पूर्ण किया जाता है तथा माँग पत्र नियमित प्रारूप में प्रेस को यथा संभव भेजा जाता है।

पुनः वापसी माँग पत्र - स्टेशन पर उपलब्ध टिकट यदि खराब हो जाते हैं या क्षतिग्रस्त हो जाते हैं (जैसे दीमक लगने से या पानी के भीगने से इत्यादि), तो इन्हें प्रिंटिंग प्रेस को वापस भेजना आवश्यक है। इन क्षतिग्रस्त टिकटों को एक निश्चित प्रारूप में दर्ज किया जाता है तथा वापसी के कारण दर्शाए जाते हैं। इस माँग पत्र को पुनः वापसी माँग पत्र कहा जाता है।

यदि वापसी के टिकटों का मूल्य निश्चित राशि से अधिक हो, तो मंडल वाणिज्य प्रबंधक द्वारा किसी वाणिज्य अधिकारी को नामित किया जाता है। इनकी निगरानी में टिकटों की वापसी की जाती है तथा यह सुनिश्चित किया जाता है कि टिकट सही तरह से प्रिंटिंग प्रेस पँहुच गए हैं। भेजे गए टिकटों के लिए प्राप्ति रसीद लेना अनिवार्य है, जिसे रिकार्ड के साथ चिपकाया जाता है तथा आवश्यक प्रविष्टि टिकट स्टॉक बुक में की जाती है। क्षतिग्रस्त टिकटों का निपटारा फिलहाल स्टेशन पर ही लेखा, वाणिज्य तथा सुरक्षा बल के अधिकृत कर्मचारियो की उपस्थिति में किया जाता है।

स्टेशनों का वर्गीकरण -

स्टेशनों का वर्गीकरण, माँग पत्रों के लिए समयावधि और आधार निम्नानुसार है

माँग पत्र के माध्यम से की जाने वाली टिकटों की मात्रा वर्गानुसार निम्न प्रकार से है-

A. वर्ग "ए" - मासिक औसत विक्रय x 4 माह टिकटों की संख्या मासिक औसत विक्रय x5 माह का रिजर्व उपलब्ध

B. वर्ग "बी" - मासिक औसत विक्रय x 6 माह मासिक औसत विक्रय x 4 माह का रिजर्व उपलब्ध टिकटों की संख्या

C. वर्ग "सी" मासिक औसत विक्रय x 12 माह मासिक औसत विक्रय x4 माह का रिजर्व उपलब्ध टिकटों की संख्या

माँग का पूर्णांकन - माँग पत्र के माध्यम से मँगाए जाने वाले टिकटों की संख्या यदि 1,000 से कम है तो पूर्णांकन 1,000 में किया जाएगा, अर्थात मोंग पत्र के माध्यम से कम से कम 1,000 टिकट मॅगाए जा सकते हैं। यदि टिकट की आवश्यकता 1,000 से अधिक की है तो पूर्णांकन अगले 250 में किया जाएगा, जैसे- 1,670 टिकट की आवश्यकता होने पर पूर्णांकन 1,750 में किया जाएगा।

संगणक मुद्रित टिकट का माँगपत्र - अधिकतर स्टेशनों पर आरक्षित तथा अनारक्षित टिकटों को कम्प्यूटर के माध्यम से जारी किया जा रहा है। इनका लेखा जोखा भी कम्प्यूटर के माध्यम से रखा जा रहा है। इन टिकटों पर पहले से ही क्रम संख्या 8 अंकों में छपी होती है।

संगणक मुद्रितटिकट स्टॉक आइटम है। इसकी माँग विक्रय के आधार पर लगाए गए अनुमान के अनुसार की जानी चाहिए। इसकी जाँच वाणिज्य निरिक्षक (CI) व्दारा तथा सत्यापन चल लेखा निरिक्षक (TIA) व्दारा किया जाना चाहिए। यह टिकट रोल में प्राप्त होते है। इन टिकटों का माँगपत्र मंडल वाणिज्य भंडार व्दारा चार (4) प्रतियों में बनाया जाता है जो निम्न प्रकार से हैं -

1. सहायक सामग्री प्रबंधक, प्रिंटिंग प्रेस / भायखला

2. वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी (यातायात)

3. मुख्य वाणिज्य प्रबंधक (यात्री सेवा)

4. रिकॉर्ड

सहायक सामग्री प्रबंधक इन टिकटों की आपूर्ति माँग के अनुसार मंडल वाणिज्य भंडार को करता है। उसके बाद मंडल वाणिज्य भंडार जरूरत के अनुसार स्टेशनों को संगणक मुद्रितटिकट की पूर्ति करता