रेलवे रसीद (RR) के अभाव में माल की सुपुर्दगी
(Delivery of Goods in Absence of Railway Receipt)
सामान्यतः रेलवे द्वारा बुक किये गये माल (Consignment) की सुपुर्दगी केवल मूल रेलवे रसीद (Railway Receipt - RR) प्रस्तुत करने पर ही दी जाती है। रेलवे रसीद माल के स्वामित्व (Ownership) एवं सुपुर्दगी के अधिकार का महत्वपूर्ण दस्तावेज है।
किन्तु कुछ विशेष परिस्थितियों में, जब रेलवे रसीद उपलब्ध नहीं हो, खो गई हो, नष्ट हो गई हो अथवा किसी खेप (Consignment) पर एक से अधिक व्यक्तियों द्वारा दावा प्रस्तुत किया जा रहा हो, तब रेलवे प्रशासन निर्धारित नियमों एवं शर्तों के अधीन क्षतिपूर्ति बंधपत्र (Indemnity Note) के आधार पर माल की सुपुर्दगी प्रदान कर सकता है।
वर्तमान समय में डिजिटल माल प्रबंधन प्रणाली (Digital Freight Management System), FOIS (Freight Operations Information System), ई-ऑफिस (e-Office), पहचान सत्यापन (Identity Verification) तथा राजस्व सुरक्षा (Revenue Protection) उपायों के कारण यह प्रक्रिया और अधिक पारदर्शी एवं सुरक्षित हो गई है।
रेलवे अधिनियम की धारा 77 (Section 77 of Railways Act)
रेलवे अधिनियम की धारा 77 के अनुसार यदि रेलवे रसीद (RR) प्रस्तुत नहीं की जा सके, तो निर्धारित शर्तों के अधीन क्षतिपूर्ति बंधपत्र (Indemnity Note) निष्पादित करने पर माल की सुपुर्दगी दी जा सकती है।
इसी प्रकार यदि किसी माल खेप पर दो या दो से अधिक व्यक्तियों द्वारा दावा किया जाता है, तो रेलवे प्रशासन सुपुर्दगी रोक सकता है तथा उचित दस्तावेज एवं क्षतिपूर्ति बंधपत्र प्रस्तुत करने वाले पात्र दावेदार को माल की सुपुर्दगी प्रदान कर सकता है।
क्षतिपूर्ति बंधपत्र (Indemnity Note) क्या है?
क्षतिपूर्ति बंधपत्र एक वैधानिक दस्तावेज (Legal Document) है जिसके माध्यम से दावेदार यह लिखित आश्वासन देता है कि यदि भविष्य में रेलवे प्रशासन को किसी प्रकार की हानि, दावा, मुकदमा अथवा वित्तीय उत्तरदायित्व का सामना करना पड़े, तो उसकी भरपाई वह स्वयं करेगा।
यह दस्तावेज स्टाम्प शुल्क (Stamp Duty) के अधीन होता है तथा स्टाम्प शुल्क की दर संबंधित राज्य के प्रचलित कानूनों के अनुसार निर्धारित होती है।
क्षतिपूर्ति बंधपत्र माल गोदाम (Goods Shed), पार्सल कार्यालय अथवा स्टेशन कार्यालय से प्राप्त किया जा सकता है।
वर्तमान डिजिटल व्यवस्था में सुपुर्दगी की प्रक्रिया
आधुनिक रेलवे प्रणाली में केवल RR की अनुपस्थिति के आधार पर सीधे Indemnity Note स्वीकार नहीं किया जाता, बल्कि पहले विभिन्न डिजिटल अभिलेखों का सत्यापन किया जाता है।
डिजिटल सत्यापन (Digital Verification)
सुपुर्दगी से पूर्व निम्न विवरणों की जांच की जाती है—
FOIS (Freight Operations Information System) रिकॉर्ड
रेलवे रसीद (RR) का डिजिटल डेटा
प्रेषक (Consignor) एवं प्राप्तकर्ता (Consignee) का विवरण
Freight Paid / To Pay स्थिति
बकाया प्रभार (Outstanding Charges)
खेप की वर्तमान स्थिति (Current Consignment Status)
Delivery Status
यह प्रक्रिया फर्जी दावों (Fraudulent Claims) एवं राजस्व हानि (Revenue Loss) को रोकने में सहायक होती है।
पहचान सत्यापन (Identity Verification)
RR उपलब्ध न होने की स्थिति में दावेदार की पहचान का सत्यापन अत्यंत महत्वपूर्ण होता है।
आवश्यकतानुसार निम्न दस्तावेज मांगे जा सकते हैं—
आधार कार्ड (Aadhaar Card)
पैन कार्ड (PAN Card)
मतदाता पहचान पत्र (Voter ID)
पासपोर्ट (Passport)
सरकारी पहचान पत्र (Government Identity Card)
जीएसटी पंजीकरण (GST Registration)
अधिकृत प्राधिकरण पत्र (Authority Letter)
क्षतिपूर्ति बंधपत्र के आधार पर सुपुर्दगी की स्वीकृति
सुपुर्दगी की अनुमति सक्षम अधिकारी (Competent Authority) द्वारा उसकी वित्तीय शक्तियों (Delegation of Financial Powers) के अंतर्गत प्रदान की जाती है।
उच्च मूल्य (High Value) वाले माल की सुपुर्दगी के मामलों में वरिष्ठ वाणिज्यिक अधिकारी (Commercial Officer) की स्वीकृति आवश्यक हो सकती है।
नोट: वित्तीय शक्तियां समय-समय पर रेलवे बोर्ड द्वारा संशोधित की जाती हैं, इसलिए नवीनतम वाणिज्यिक परिपत्रों (Commercial Circulars) का पालन किया जाना चाहिए।
क्षतिपूर्ति बंधपत्र में दर्ज की जाने वाली जानकारी
Indemnity Note में सामान्यतः निम्न विवरण अंकित किये जाते हैं—
बुकिंग का विवरण (Booking Particulars)
रेलवे रसीद संख्या (RR Number), यदि उपलब्ध हो
माल का विवरण (Description of Goods)
माल का अनुमानित मूल्य (Value of Goods)
प्रेषक (Consignor) का विवरण
प्राप्तकर्ता (Consignee) का विवरण
दावेदार का नाम एवं हस्ताक्षर
जमानतदार (Surety) का नाम एवं हस्ताक्षर
दो गवाहों (Witnesses) के नाम, पते एवं हस्ताक्षर
स्टेशन मास्टर/अधिकृत अधिकारी के हस्ताक्षर
स्टेशन की मोहर (Station Seal)
दिनांक (Date)
क्षतिपूर्ति बंधपत्र के प्रकार (Types of Indemnity Note)
क्षतिपूर्ति बंधपत्र मुख्यतः तीन प्रकार के होते हैं—
स्टाम्पयुक्त क्षतिपूर्ति बंधपत्र (Stamped Indemnity Note)
स्टाम्प शुल्क मुक्त क्षतिपूर्ति बंधपत्र (Unstamped Indemnity Note)
सामान्य क्षतिपूर्ति बंधपत्र (General Indemnity Note)
1. स्टाम्पयुक्त क्षतिपूर्ति बंधपत्र (Stamped Indemnity Note)
स्टाम्प पेपर पर निष्पादित क्षतिपूर्ति बंधपत्र को स्टाम्पयुक्त क्षतिपूर्ति बंधपत्र कहा जाता है।
(क) जब माल प्राप्तकर्ता (Consignee) के नाम बुक हो
यदि माल सीधे प्राप्तकर्ता के नाम बुक किया गया है तथा वह रेलवे रसीद प्रस्तुत नहीं कर सकता, तो गंतव्य स्टेशन पर उसके द्वारा स्टाम्पयुक्त क्षतिपूर्ति बंधपत्र प्रस्तुत करने पर माल की सुपुर्दगी दी जा सकती है।
(ख) जब माल “स्वयं” (Self) के नाम बुक हो
यदि माल "Self" के नाम बुक किया गया हो तथा रेलवे रसीद उपलब्ध न हो, तो सामान्यतः दो क्षतिपूर्ति बंधपत्र आवश्यक होते हैं।
प्रथम बंधपत्र
प्रेषक (Consignor) द्वारा निष्पादित किया जाता है।
अग्रेषण स्टेशन (Forwarding Station) के स्टेशन मास्टर द्वारा सत्यापित किया जाता है।
स्टेशन की मोहर एवं दिनांक अंकित होती है।
प्राप्तकर्ता (Consignee) के पक्ष में समर्थन (Endorsement) किया जाता है।
द्वितीय बंधपत्र
प्राप्तकर्ता (Consignee) द्वारा निष्पादित किया जाता है।
दोनों बंधपत्रों के प्रस्तुत होने पर नियमानुसार सुपुर्दगी दी जा सकती है।
2. स्टाम्प शुल्क मुक्त क्षतिपूर्ति बंधपत्र (Unstamped Indemnity Note)
यह रेलवे द्वारा उपलब्ध कराया गया मुद्रित प्रपत्र (Printed Form) होता है जिस पर स्टाम्प शुल्क देय नहीं होता।
यह निम्न परिस्थितियों में स्वीकार किया जाता है—
(अ) सरकारी अधिकारियों के लिए
जब माल किसी सरकारी अधिकारी को उसकी आधिकारिक क्षमता (Official Capacity) में बुक किया गया हो।
(ब) पंजीकृत सहकारी संस्थाओं के लिए
जब माल किसी पंजीकृत सहकारी समिति (Registered Co-operative Society) के नाम बुक किया गया हो।
(स) कम मूल्य वाले माल की सुपुर्दगी हेतु
रेलवे प्रशासन द्वारा निर्धारित परिस्थितियों में कम मूल्य (Low Value Consignment) के माल के लिए यह सुविधा प्रदान की जा सकती है।
3. सामान्य क्षतिपूर्ति बंधपत्र (General Indemnity Note)
यह सुविधा नियमित व्यापारियों (Regular Consignees) को प्रदान की जाती है जिनके नाम लगातार माल प्राप्त होता रहता है तथा जो नियमित रूप से रेलवे रसीद प्रस्तुत करने में कठिनाई अनुभव करते हैं।
स्वीकृति प्रक्रिया
व्यापारी निर्धारित प्रारूप में General Indemnity Note प्रस्तुत करता है।
इसे अनुमोदन हेतु वरिष्ठ मंडल वाणिज्य प्रबंधक (Sr. Divisional Commercial Manager - Sr. DCM) अथवा सक्षम अधिकारी के कार्यालय भेजा जाता है।
स्वीकृति प्राप्त होने के बाद इसकी प्रविष्टि निर्धारित रजिस्टर में की जाती है।
इसे स्थायी अभिलेख के रूप में सुरक्षित रखा जाता है।
सामान्य क्षतिपूर्ति बंधपत्र की वैधता
सामान्य क्षतिपूर्ति बंधपत्र की वैधता सामान्यतः 3 वर्ष होती है।
सामान्य क्षतिपूर्ति बंधपत्र की महत्वपूर्ण शर्त
General Indemnity Note के आधार पर माल प्राप्त करने के बाद—
रेलवे रसीद (RR), अथवा
स्टाम्पयुक्त क्षतिपूर्ति बंधपत्र
सुपुर्दगी की तिथि से 10 दिनों के भीतर प्रस्तुत करना आवश्यक होता है।
अन्यथा यह सुविधा समाप्त की जा सकती है।
डिजिटल युग में General Indemnity की अतिरिक्त आवश्यकताएं
वर्तमान समय में निम्न विवरण भी महत्वपूर्ण हो सकते हैं—
GST Registration Number
PAN Number
Firm Registration Certificate
Address Proof
Authorized Signatory Details
KYC Documents
रिकॉर्ड संधारण (Record Maintenance)
सुपुर्दगी के पश्चात निम्न अभिलेख सुरक्षित रखे जाते हैं—
Indemnity Note
Delivery Book Entries
FOIS Records
Identity Documents
Approval Orders
Delivery Register Entries
आवश्यकतानुसार इनकी स्कैन प्रतियां (Scanned Copies) भी सुरक्षित रखी जाती हैं।
CCTV एवं सतर्कता (Vigilance Monitoring)
आधुनिक माल गोदामों एवं पार्सल कार्यालयों में CCTV निगरानी के कारण—
सुपुर्दगी प्रक्रिया अधिक पारदर्शी हो गई है।
फर्जी दावों की संभावना कम हुई है।
Vigilance एवं Audit जांच में रिकॉर्ड उपलब्ध रहता है।
राजस्व सुरक्षा (Revenue Protection)
RR के अभाव में माल की सुपुर्दगी रेलवे के लिए संवेदनशील विषय है।
अतः सुपुर्दगी से पूर्व निम्न की जांच की जाती है—
माल का स्वामित्व
दावेदार की पहचान
बकाया शुल्क
डिजिटल रिकॉर्ड
वैधानिक दस्तावेज
सक्षम अधिकारी की अनुमति
LDCE Group 'B' परीक्षा हेतु महत्वपूर्ण तथ्य
एक पंक्ति में याद रखें
RR के अभाव में माल की सुपुर्दगी Indemnity Note के आधार पर दी जा सकती है।
Indemnity Note एक वैधानिक दस्तावेज है।
इसके तीन प्रकार हैं— Stamped, Unstamped एवं General Indemnity Note।
General Indemnity Note की वैधता 3 वर्ष होती है।
General Indemnity पर प्राप्त माल के लिए 10 दिनों के भीतर RR अथवा Stamped Indemnity प्रस्तुत करना आवश्यक है।
"Self" नाम से बुक किये गये माल की सुपुर्दगी General Indemnity Note के आधार पर नहीं दी जाती।
वर्तमान प्रणाली में FOIS, KYC Verification, CCTV Monitoring तथा Digital Record Verification महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।
रेलवे रसीद के अभाव में माल की सुपुर्दगी रेलवे प्रशासन द्वारा विशेष सावधानी एवं निर्धारित नियमों के अंतर्गत प्रदान की जाती है। वर्तमान डिजिटल युग में FOIS, पहचान सत्यापन, ई-रिकॉर्ड, CCTV निगरानी तथा राजस्व सुरक्षा उपायों के कारण यह प्रक्रिया पहले की तुलना में अधिक सुरक्षित, पारदर्शी एवं उत्तरदायी बन गई है। इसलिए वाणिज्यिक विभाग के कर्मचारियों को पारंपरिक नियमों के साथ-साथ नवीन डिजिटल प्रणालियों की भी पूर्ण जानकारी होना आवश्यक है।
Delivery of Goods in Absence of Railway Receipt (RR)
(Delivery on the Basis of Indemnity Note)
Normally, delivery of a consignment booked through Indian Railways is granted only on production of the original Railway Receipt (RR). The Railway Receipt is an important document representing the right to take delivery of the consignment.
However, in certain circumstances where the Railway Receipt is lost, misplaced, destroyed, not forthcoming, or where a consignment is claimed by more than one person, Railway Administration may grant delivery on execution of an Indemnity Note, subject to prescribed rules and conditions.
With the introduction of digital freight management systems, FOIS, e-Office, identity verification and enhanced revenue protection measures, the delivery process has become more transparent and secure.
Section 77 of the Railways Act
According to Section 77 of the Railways Act, when the Railway Receipt is not forthcoming, delivery of goods may be granted upon execution of an Indemnity Note under prescribed conditions.
Similarly, if a consignment is claimed by two or more persons, Railway Administration may withhold delivery and may grant delivery to the person who executes the prescribed Indemnity Note and establishes a valid claim.
What is an Indemnity Note?
An Indemnity Note is a legal document through which the claimant undertakes to indemnify the Railway Administration against any loss, claim, litigation, dispute or financial liability that may arise in future due to the delivery of goods without production of the original Railway Receipt.
The document is subject to applicable Stamp Duty as prescribed under the laws of the respective State.
Indemnity Notes may be obtained from the Goods Shed, Parcel Office or Station Master's Office.
Delivery Procedure Under the Modern Digital System
Under the present system, delivery is not granted merely because the Railway Receipt is unavailable. Railway records are first verified through digital platforms and official documents.
Digital Verification
Before granting delivery, the following particulars are generally verified:
FOIS (Freight Operations Information System) records
Railway Receipt (RR) particulars
Consignor details
Consignee details
Freight Paid / To Pay status
Outstanding charges
Current status of the consignment
Delivery status
These checks help prevent fraudulent claims and protect Railway revenue.
Identity Verification
In the absence of Railway Receipt, proper identification of the claimant becomes essential.
The following documents may be required:
Aadhaar Card
PAN Card
Voter Identity Card
Passport
Government Identity Card
GST Registration Certificate
Authority Letter (where applicable)
Authority for Granting Delivery
Delivery on the basis of an Indemnity Note may be granted by the competent authority within the limits of delegated financial powers.
For consignments of higher value, approval of higher commercial authorities may be required.
Note: Financial powers are revised from time to time by Railway Board. Therefore, the latest Commercial Circulars and instructions should always be referred to.
Particulars Required in an Indemnity Note
The following details are generally recorded in an Indemnity Note:
Booking particulars
Railway Receipt number (if available)
Description of goods
Value of goods
Name of consignor
Name of consignee
Name and signature of claimant
Name and signature of surety
Names, addresses and signatures of two witnesses
Signature of Station Master/Authorized Officer
Station Seal
Date
Types of Indemnity Note
There are three types of Indemnity Notes:
Stamped Indemnity Note
Unstamped Indemnity Note
General Indemnity Note
1. Stamped Indemnity Note
An Indemnity Note executed on Stamp Paper is known as a Stamped Indemnity Note.
(a) Consignment Booked in Consignee's Name
If goods are booked directly in the name of the consignee and the consignee is unable to produce the Railway Receipt, delivery may be granted at the destination station upon execution of a Stamped Indemnity Note.
(b) Consignment Booked to "Self"
Where goods are booked to "Self" and the Railway Receipt is not available, delivery is generally granted on execution of two Indemnity Notes.
First Indemnity Note
Executed by the consignor.
Attested by the Station Master of the forwarding station.
Must bear station seal and date.
Endorsed in favour of the consignee.
Second Indemnity Note
Executed by the consignee.
Delivery may be granted upon production of both Indemnity Notes and fulfillment of prescribed conditions.
2. Unstamped Indemnity Note
This is a printed form supplied by the Railway Administration and is exempt from Stamp Duty.
It may be obtained free of cost from the Goods Shed or Station Master's Office.
Accepted in the Following Cases
(a) Government Officials
When goods are booked to Government Officials in their official capacity.
(b) Registered Co-operative Societies
When goods are booked to Registered Co-operative Societies.
(c) Low Value Consignments
For delivery of low-value consignments under prescribed Railway rules and conditions.
3. General Indemnity Note
This facility is generally provided to regular businessmen or regular consignees who frequently receive consignments at a station and are unable to produce Railway Receipts on a regular basis.
Approval Procedure
The trader executes a General Indemnity Note in the prescribed form.
The document is forwarded to the office of the Sr. Divisional Commercial Manager (Sr. DCM) or other competent authority for approval.
After approval, it is returned to the station.
Necessary entries are made in the prescribed register.
The document is preserved as a permanent record.
Validity of General Indemnity Note
The validity of a General Indemnity Note is generally three years.
Important Condition for General Indemnity Note
When delivery is granted on the basis of a General Indemnity Note, the consignee must produce:
The original Railway Receipt (RR), or
A Stamped Indemnity Note
within 10 days from the date of delivery.
Failure to comply may result in withdrawal of the General Indemnity facility.
Additional Requirements in the Digital Era
Under modern commercial practices, the following details may also be required:
GST Registration Number
PAN Number
Firm Registration Certificate
Address Proof
KYC Documents
Authorized Signatory Details
Record Maintenance
The following records are maintained after delivery:
Indemnity Note
Delivery Book Entries
FOIS Records
Identity Verification Documents
Approval Orders
Delivery Register Entries
Scanned copies may also be preserved in digital record systems wherever applicable.
CCTV Monitoring and Vigilance
Modern Goods Sheds and Parcel Offices are generally covered under CCTV surveillance.
This helps in:
Ensuring transparency in delivery operations.
Preventing fraudulent claims.
Facilitating Vigilance and Audit inspections.
Strengthening accountability in commercial operations.
Revenue Protection Measures
Delivery without production of Railway Receipt is a sensitive commercial matter.
Therefore, before granting delivery, Railway Administration verifies:
Ownership of goods
Identity of claimant
Outstanding charges
Digital system records
Statutory documents
Approval of competent authority
These measures help safeguard Railway revenue and reduce the risk of fraudulent deliveries.
Important Points for LDCE Group 'B' Examination
Quick Revision Notes
Delivery may be granted in the absence of RR on execution of an Indemnity Note.
An Indemnity Note is a legal document.
There are three types of Indemnity Notes:
Stamped Indemnity Note
Unstamped Indemnity Note
General Indemnity Note
General Indemnity Note is generally valid for 3 years.
RR or Stamped Indemnity Note must be produced within 10 days when delivery is granted under General Indemnity.
Delivery of goods booked to "Self" is not granted on the basis of General Indemnity Note.
FOIS verification, KYC verification, CCTV monitoring and digital record verification play an important role in the modern delivery system.
Delivery of goods in the absence of Railway Receipt is permitted only under specific provisions and safeguards prescribed by Railway Administration. In the modern digital environment, FOIS verification, identity authentication, digital records, CCTV monitoring and revenue protection mechanisms have made the process more secure, transparent and accountable. Therefore, Commercial Department staff must be familiar not only with traditional rules but also with the latest digital systems and commercial procedures.
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