Computerized Coaching Refund System (CCRS):
Objective – To simplify the procedure of refund of tickets, in other than normal circumstances and beyond expiry of prescribed time limit.
E.D.R. (Exceptional Data Report)
1. EDR is prepared by Ticket Checking staff separately for each coach with following particulars
a.Name of T.T.E
b. Beat
c. Division
e. Coach No.
f. Name of the passenger, Age & Sex
g. PNR number
h. Particulars of journey, and
i. Reason for cancellation.
2. Specific stations are nominated as Data Entry Points (DEP), preferably the changeover stations of TTE. TTE after filling the EDR in prescribed form submits the same in reservation office and obtains acknowledgement from data entry operator.
3. The details of EDR are fed into the PRS by data entry operator.
4. At the time of feeding the data, if it comes to notice that the ticket has already been cancelled, the words “already cancelled” should be written on EDR against the PNR number.
5 The data so fed will be kept online in PRS for 10 days after the scheduled departure of the train from its originating station
6 This data will be stored for 3 years in computer memory, with the name of TTE / Conductor who signed the EDR.
Cases of refund to be covered under this system:
1. Refund under this system shall be granted for confirmed and RAC tickets in following cases :-
a. Passengers not turned up;
b. Less number of passenger travelling on group ticket;
c. Travel in lower class;
d. Failure of AC equipment enroute;
e. Discontinuation of journey due to dislocation of train service;
f. Railway Administration is unable to provide reserved accommodation; and
g. Due to cancellation of trains.
2. Under this system refund will not be granted on waitlisted tickets.
3. In cases where cash refund is not admissible at the stations (including partially used tickets), refund shall not be granted at the station under this system.
Refund procedure under this system
1. Refund shall be granted to a person who is booked on the ticket. Refund shall not be granted to any other person.
2. The claimant must submit a photocopy of any document proving his / her identity.
3. In case a person booked on the ticket is unable to come personally to claim refund, TDR will be issued.
4. Refund shall be granted at all PRS centres, during working hours, upto10 days from scheduled departure of the train from its originating station.
संगणीकृत कोचिंग धनवापसी प्रणाली (CCRS)
उद्देशय - सामान्य परिस्थितीयों के अलावा तथा समय सीमा समाप्त होने के पश्चात धनवापसी प्रक्रिया का सरलीकरण।
ई.डी.आर. :
1. टिकट जाँच कर्मचारीयों व्दारा प्रत्येक यान के लिए अलग ई.डी. आर. बनाया जाता है, जिसमे निम्न विवरण होते हैं -
a टी.टी.ई का नाम
b. बीट
c मण्डल
d गाडी क्रं एवं तिथि
e यान क्रं
1 यात्री का नाम, लिंग एवं आयु
g पी एन आर नंबर
h यात्रा के विवरण, तथा
i रद्दीकरण का कारण
2. विशिष्ट स्टेशनों को डाटा एंट्री पाईंट के रुप में नामित किया गया है, जो अधिमानतः टी.टी.ई. के चेंज ओवर स्टेशन हैं। टीटीई EDR का निर्धारित फार्म भरकर आरक्षण कार्यालय में डाटा एंट्री आपरेटर को सौंपते हैं और उनके हस्ताक्षर लेते हैं।
3. डाटा एंट्री ऑपरेटर व्दारा इस जानकारी को PRS में फीड किया जाता है।
4. डाटा फीड करते समय यदि टिकट पहले ही रद्द पाया जाता है, तो EDR में उस पी. एन. आर के सामने "पहले से ही रद्द किया गया "ऐसा रिमार्क डाला जाता है।
5. फ़ीड किए गए डाटा को गाडी के प्रारंभिक स्टेशन से निर्धारित प्रस्थान के बाद 30 दिन तक पी.आर.एस. में आन-लाइन रखा जाएगा।
6. ई.डी.आर. पर हस्ताक्षर करने वाले टीटीई / कंडक्टर के नाम के साथ, इस डाटा को कम्प्यूटर मेमोरी में तीन वर्ष तक सुरक्षित रखा जाएगा ।
इस प्रणाली के तहत आने वाले धनवापसी के मामले-
1. इस प्रणाली के अंतर्गत निश्चित और आर.ए.सी. टिकटों पर निम्नलिखित मामलों में धनवापसी की जाएगी :
a. यात्री व्दारा यात्रा न करने पर (ई-टिकट के मामले)
b. समूह टिकट पर कम संख्या में यात्रीयों व्दारा यात्रा करने पर (ई-टिकट के मामले)
c. निम्न श्रेणी में यात्रा करने पर;
d. वातानुकूलन उपकरण में खराबी आने पर ;
e. रेल-सेवा अस्त-व्यस्त होने के कारण यात्रा रद्द करने पर ;
f. आरक्षित स्थान उपलब्ध कराने में रेल प्रशासन असमर्थ होने पर, एवं
g. गाडी रद्द होने की स्थिती में।
2. इस प्रणाली के तहत, प्रतीक्षा सूची टिकटों की धनवापसी नहीं दी जाएगी।
3. इस योजना के तहत, (आंशिक रुप से उपयोग किए गए टिकटों सहित) जिन मामलों में स्टेशन पर नकद धनवापसी देने की अनुमति नहीं हैं, उन स्टेशनों पर धनवापसी नहीं दी जाएगी।
इस प्रणाली के तहत धनवापसी प्रक्रिया
1. जिन व्यक्तियों के नाम से टिकट बुक किया गया हैं, उनमे से ही किसी व्यक्ति को धनवापसी दी
जाएगी। किसी अन्य व्यक्ति को धनवापसी नहीं दी जाएगी।
2. दावाकर्ता को अपनी पहचान साबित करने के लिए किसी दस्तावेज की प्रतिलिपी भी प्रस्तुत करनी होगी।
3. यदि जिस व्यक्ति के नाम से टिकट बुक किया गया हैं, स्वयं उपस्थित होने में असमर्थ हैं तो टी.डी.आर. जारी किया जाएगा।
4. गाडी के प्रारंभिक स्टेशन से निर्धारित प्रस्थान समय से 10 दिन तक, सभी पी. आर.एस. केन्द्रों पर कार्यालय समय के दौरान, धनवापसी दी जा सकती हैं।
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