प्लेसमेंट मेमो (Placement Memo)

 

प्लेसमेंट मेमो (Placement Memo)

जब किसी स्टेशन, माल गोदाम (Goods Shed), निजी साइडिंग (Private Siding) अथवा अन्य माल लदान–उतरान स्थल पर लदे हुए वैगनों को उतरान (Unloading) अथवा खाली वैगनों को लदान (Loading) के लिए निर्धारित लाइन पर रखा जाता है, तब इस संबंध में संबंधित विभाग, पर्यवेक्षक तथा माल पार्टी को आधिकारिक रूप से सूचित करने के लिए जो लिखित सूचना जारी की जाती है, उसे प्लेसमेंट मेमो (Placement Memo) कहते हैं।

प्लेसमेंट मेमो में अंकित प्लेसमेंट का दिनांक एवं समय (Date & Time of Placement) आधिकारिक अभिलेख (Official Record) माना जाता है तथा इसी के आधार पर लागू नियमों के अनुसार मुक्त समय (Free Time), डेमरेज (Demurrage) अथवा अन्य वाणिज्यिक देयताओं का निर्धारण किया जाता है।

उद्देश्य

प्लेसमेंट मेमो जारी करने का उद्देश्य—

• लदान अथवा उतरान हेतु वैगनों के उपलब्ध कराए जाने की आधिकारिक सूचना देना।
• प्लेसमेंट का सही दिनांक एवं समय अभिलेखित करना।
• संबंधित परिचालन (Operating), वाणिज्यिक (Commercial) तथा यार्ड/माल कार्यालय के कर्मचारियों को आवश्यक कार्रवाई हेतु सूचित करना।
• मुक्त समय (Free Time) एवं डेमरेज (Demurrage) की गणना के लिए प्रमाणिक आधार उपलब्ध कराना।
• भविष्य के संदर्भ, विवाद अथवा दावों की स्थिति में अधिकृत अभिलेख उपलब्ध कराना।

प्लेसमेंट मेमो तैयार करते समय ध्यान देने योग्य बातें

1. वैगनों को लदान अथवा उतरान हेतु निर्धारित स्थान पर प्लेस किए जाने के तुरंत बाद प्लेसमेंट मेमो जारी किया जाना चाहिए।
2. प्लेसमेंट का सही दिनांक, समय, लाइन संख्या, गाड़ी संख्या (यदि लागू हो), वैगनों का प्रकार तथा वैगन संख्या स्पष्ट रूप से अंकित किए जाने चाहिए।
3. वैगनों का विवरण एक सिरे से क्रमबद्ध (Serial Order) रूप में लिखा जाना चाहिए।
4. प्लेसमेंट मेमो की प्रतिलिपि स्टेशन की स्थानीय व्यवस्था के अनुसार संबंधित अधिकारियों, पर्यवेक्षकों तथा माल कार्यालय को उपलब्ध कराई जानी चाहिए।
5. कार्यालय अभिलेख (Record Copy) हेतु एक प्रति सुरक्षित रखी जानी चाहिए।
6. जहाँ आवश्यक हो, संबंधित अधिकारी अथवा माल पार्टी से प्राप्ति (Acknowledgement) प्राप्त की जानी चाहिए।
7. यदि आंशिक प्लेसमेंट (Part Placement), पुनः प्लेसमेंट (Re-Placement) अथवा विशेष परिस्थितियों में प्लेसमेंट किया गया हो, तो उसका स्पष्ट उल्लेख किया जाना चाहिए।

प्लेसमेंट मेमो का सामान्य प्रारूप

प्लेसमेंट मेमो
(Placement Memo)

सूचना क्रमांक : ____________

स्टेशन : ___________________

दिनांक : ___________________

समय : _____________________

प्रति,

_____________________________

विषय : लदान / उतरान हेतु वैगनों का प्लेसमेंट।

सूचित किया जाता है कि निम्नलिखित वैगनों को
लाइन संख्या ________ पर दिनांक ________
समय ________ बजे लदान / उतरान हेतु प्लेस कर दिया गया है।

कृपया आवश्यक कार्रवाई करते हुए प्लेसमेंट का समय अभिलेखित करें तथा आवश्यक होने पर प्राप्ति प्रदान करें।

संलग्न :

• वैगन संख्या
• वैगन का प्रकार
• अन्य आवश्यक विवरण

(हस्ताक्षर)

_____________________

स्टेशन मास्टर / यार्ड मास्टर / अधिकृत अधिकारी

____________ स्टेशन

विभागीय परीक्षा हेतु महत्वपूर्ण तथ्य

• प्लेसमेंट मेमो लदान अथवा उतरान के लिए वैगनों के उपलब्ध कराए जाने की आधिकारिक सूचना है।
• इसमें अंकित प्लेसमेंट का दिनांक एवं समय अत्यंत महत्वपूर्ण होता है।
• मुक्त समय (Free Time) एवं डेमरेज (Demurrage) की गणना प्रचलित वाणिज्यिक नियमों के अनुसार इसी आधार पर की जाती है।
• प्लेसमेंट मेमो स्टेशन के परिचालन (Operating), वाणिज्यिक (Commercial) तथा टीएनसी (TNC) कार्यों के मध्य समन्वय स्थापित करने वाला महत्वपूर्ण अभिलेख है।
• इसे पूर्ण, स्पष्ट एवं त्रुटिरहित रूप में तैयार किया जाना चाहिए।